ПРРО від ДПС: як почати працювати з безкоштовною касою податкової

Що таке ПРРО від ДПС і чи він справді безкоштовний

ПРРО від ДПС, або програмний реєстратор розрахункових операцій податкової, це безкоштовна програмна каса, яку розробила Державна податкова служба. Вона працює на телефоні, планшеті чи компʼютері ФОП, а фіскальні функції виконує фіскальний сервер ДПС. Безоплатне рішення для бізнесу податкова зобовʼязана забезпечити за законом (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).

Безкоштовна програма не означає, що каса працює без формальностей. Порядок реєстрації і застосування ПРРО прямо каже: після встановлення на пристрій, що належить ФОП, ПРРО підлягає реєстрації в податковій (наказ Мінфіну № 317, розд. I, п. 3). Як ПРРО влаштований загалом і чим ПРРО відрізняється від касового апарата, ми пояснюємо в окремому гайді, а тут зосередимося на практиці: як почати.

Перед стартом перевірте, чи каса вам узагалі потрібна. ФОП 1 групи не застосовують ні РРО, ні ПРРО (ПКУ, п. 296.10). Для 2 групи і 3 групи окремого звільнення немає: обовʼязок виникає, коли ви приймаєте від покупця готівку чи картку за місцем продажу. За продаж без чека штраф становить 100% суми продажу за перше порушення і 150% за кожне наступне (Закон № 265/95-ВР, ст. 17). Розбір винятків за групами у гайді чи потрібен касовий апарат вашій групі.

Версії ПРРО ДПС: веб-версія, Android, iOS і Windows

ДПС пропонує безкоштовний ПРРО у кількох варіантах. Обирайте той, що зручніший для вашого пристрою: правила реєстрації і роботи для всіх однакові, бо їх встановлює закон, а не програма.

Посилання на iOS і Windows версії розміщено на офіційному порталі ДПС. Функції цих версій ми не описуємо, бо не перевіряли їх самостійно.

Веб-версія: як увійти

Веб-версія ПРРО ДПС відкривається на сторінці «Програмний РРО» за адресою webrro.tax.gov.ua. Окремого логіна і пароля там немає: увійти можна лише з кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Підтримуються різні типи носіїв і підписи від різних кваліфікованих надавачів, зокрема КНЕДП ДПС і «Дія». Після входу ви обираєте субʼєкта господарювання, від імені якого працюватимете.

Увійти у веб-версію можна будь-коли, але пробивати чеки вийде лише після того, як ПРРО зареєстровано і вас внесено до реєстру як касира. Як це зробити, описано нижче.

Мобільний застосунок ПРРО ДПС для Android

Застосунок «ПРРО ДПС» податкова описує як безкоштовне рішення для мікро і малого бізнесу. За описом у Google Play, у ньому є:

• створення і реєстрація фіскальних чеків
• друк і надсилання чеків на пошту або в месенджери
• відкриття і закриття зміни
• службове внесення і службова видача
• довідник номенклатури з імпортом і експортом
• сканер штрихкодів
• оплата готівкою, карткою або комбінована
• знижки і повернення
• X-звіти і Z-звіти

Що потрібно, щоб почати працювати з ПРРО ДПС

Саму програму можна встановити за кілька хвилин, але до першого чека треба підготувати чотири речі. Без будь-якої з них податкова або не зареєструє ПРРО, або чек не вдасться створити.

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Потрібен ФОП для входу в Електронний кабінет і подання заяв, а кожному касиру потрібен власний КЕП, бо чеки створюють лише особи, внесені до реєстру.
• Господарська одиниця на обліку. Магазин, кіоск, точка надання послуг чи інше місце продажу, про яке ви повідомили податкову за п. 63.3 ПКУ. ПРРО працює лише в тій господарській одиниці, що вказана в реєстрі.
• Пристрій ФОП. Телефон, планшет чи компʼютер, що належить ФОП на праві власності, володіння або користування. На чужому пристрої ПРРО застосовувати не можна.
• Інтернет. Чеки реєструє фіскальний сервер ДПС. Без звʼязку можна працювати в режимі офлайн, але з обмеженнями за часом.

ФОП має бути внесений до Єдиного державного реєстру, інакше реєстрації теж не буде. Якщо ви тільки плануєте бізнес, почніть з інструкції як відкрити ФОП, а до каси поверніться, коли матимете запис у реєстрі.

Як зареєструвати ПРРО в Електронному кабінеті: форма 1-ПРРО

Реєстрація ПРРО ДПС це публічна процедура, яку ФОП проходить сам. Заяву за формою № 1-ПРРО подають в електронній формі через Електронний кабінет платника або засобами телекомунікацій (Порядок № 317, розд. II, п. 3). Назви розділів кабінету час від часу змінюються, тому описуємо кроки за змістом, а не за кнопками.

1. Увійдіть в Електронний кабінет з кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
2. Перевірте облікові дані. Господарська одиниця, де працюватиме каса, має бути серед обʼєктів, про які знає податкова.
3. Заповніть заяву за формою № 1-ПРРО. Вкажіть господарську одиницю, назву ПРРО і локальний номер каси: його ФОП присвоює сам.
4. Підпишіть і надішліть заяву з кабінету.
5. Отримайте квитанцію з фіскальним номером ПРРО. Датою реєстрації вважається дата формування фіскального номера.

• до 16:00 подали заяву робочого дня: квитанція того самого дня Порядок № 317, розд. II, п. 4
• 1 робочий день якщо заяву подано пізніше: не пізніше наступного робочого дня Порядок № 317, розд. II, п. 4
• 1 зміна може бути відкрита одночасно на одному ПРРО Порядок № 317, розд. IV

Коли ДПС відмовляє в реєстрації

Порядок № 317 (розд. II, п. 6) називає вичерпні підстави для відмови. Найчастіше вони формальні, і їх легко перевірити заздалегідь:

• помилки в електронному документі або в підписі
• ПРРО з такою назвою і локальним номером уже зареєстровано
• господарську одиницю не повідомлено податковій або її закрито
• ФОП немає в Єдиному державному реєстрі
• дані заяви розходяться з обліковими даними податкової

Касири: повідомлення за формою 5-ПРРО

Касир у ПРРО це будь-яка особа, яка створює чеки, зокрема сам ФОП, якщо він продає сам. Відомості про КЕП касирів і печатки вносять до реєстру повідомленням за формою № 5-ПРРО (Порядок № 317, розд. II, п. 7). Створювати чеки на ПРРО можуть лише особи, чиї сертифікати внесені до реєстру (розд. IV, п. 2). Тому для кожного продавця потрібен власний КЕП, внесений до реєстру ще до першої зміни.

Фіскальний номер ПРРО: що це і де його побачити

Фіскальний номер ПРРО це унікальний код, який фіскальний сервер ДПС формує під час реєстрації програмного РРО. Саме з цього моменту каса вважається зареєстрованою: датою реєстрації ПРРО є дата формування його фіскального номера (Закон № 265/95-ВР, ст. 2; Порядок № 317, розд. II, п. 5).

Фіскальний номер не змінюється, коли ви перереєстровуєте ПРРО або вносите зміни в дані про нього, і зберігається за касою до дати скасування реєстрації (Порядок № 317, розд. II, п. 2). Тобто при переїзді точки чи зміні назви ПРРО новий номер не потрібен.

Де його знайти: у квитанції, яку податкова надсилає після реєстрації. Крім того, ДПС веде і публікує на своєму вебпорталі реєстр фіскальних номерів ПРРО: у ньому видно код ЄДРПОУ або ПІБ, дату реєстрації і адресу господарської одиниці (Порядок № 317, розд. I, п. 5).

Перший робочий день: зміна, чек і Z-звіт

Коли ПРРО зареєстровано, а касира внесено до реєстру, робочий день на касі виглядає так:

1. Відкрийте зміну. На одному ПРРО одночасно може бути відкрита лише одна зміна.
2. Зробіть службове внесення, якщо кладете в касу готівку для решти.
3. На кожен продаж створюйте чек на повну суму покупки (Закон № 265/95-ВР, ст. 3, п. 1).
4. Видайте покупцю чек. Він може бути паперовим або електронним: наприклад, QR-код на екрані вашого пристрою або надсилання на номер телефону чи email покупця. Це правило діє і для замовлень та оплат через інтернет (ст. 3, п. 2).
5. Наприкінці дня зробіть службову видачу готівки, якщо забираєте її з каси, і закрийте зміну Z-звітом.

Z-звіт, або щоденний фіскальний звітний чек, обовʼязковий у ті дні, коли були розрахункові операції (Закон № 265/95-ВР, ст. 3, п. 9). Закриття зміни і є створенням Z-звіту. Якщо того ж дня потрібна ще одна зміна, її можна відкрити лише після закриття попередньої (Порядок № 317, розд. IV).

Як покупець перевіряє чек

Справжність чека покупець може перевірити через Електронний кабінет: на його запит ДПС надає інформацію про продавця, господарську одиницю і фіскальний номер документа (Закон № 265/95-ВР, ст. 5). Тому дані господарської одиниці в реєстрі мають бути актуальними: саме їх побачить покупець.

Якщо немає інтернету: офлайн-режим ПРРО

Коли немає звʼязку з фіскальним сервером, ПРРО переходить у режим офлайн. Чеки при цьому не зникають: вони отримують номери з офлайн-діапазону, а на сервер потрапляють пізніше. Закон обмежує цей режим за часом (Закон № 265/95-ВР, ст. 5).

• 36 годин максимальна тривалість режиму офлайн Закон № 265/95-ВР, ст. 5
• 168 годин на місяць можна використовувати номери з офлайн-діапазону Закон № 265/95-ВР, ст. 5
• 1 година на передачу офлайн-документів після відновлення звʼязку Закон № 265/95-ВР, ст. 5

На період воєнного стану тривалість офлайн-режиму і використання офлайн-номерів можуть перевищувати ці строки (Закон № 265/95-ВР, розд. II «Прикінцеві положення», п. 13). Але документи все одно мають дійти до фіскального сервера, тому не відкладайте передачу, щойно звʼязок відновився.

Обмеження безкоштовного ПРРО ДПС

Безкоштовний ПРРО податкової підпорядковується тим самим правилам, що й будь-який програмний РРО. Частина обмежень встановлена законом і Порядком № 317, і про них варто знати до того, як ви плануєте роботу точки.

Якщо у вас кілька точок, на кожній працює свій зареєстрований ПРРО, привʼязаний до своєї господарської одиниці.

Можливості програми описуємо лише з офіційних джерел: перелік функцій Android-версії взято з опису в Google Play, а функцій iOS і Windows версій ми не перевіряли. Докладні інструкції до інтерфейсу ДПС публікує в розділі «Програмні РРО» на tax.gov.ua, там само є керівництво користувача безкоштовного ПРРО.

Поломка, крадіжка, нова адреса і закриття ФОП

Зареєстрований ПРРО живе разом з вашим бізнесом: змінюється адреса, ламається телефон, закривається точка. Для кожної ситуації Порядок № 317 передбачає свою дію.

Джерело: Порядок № 317, розд. II, пп. 8-12; розд. III, пп. 2-3.

Що буде з ПРРО, коли ви закриваєте ФОП

Окремо скасовувати реєстрацію каси при закритті ФОП не потрібно: реєстрація ПРРО скасовується автоматично, коли проведено державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. Так само вона скасовується при закритті господарської одиниці (Порядок № 317, розд. III). Решту кроків описано на сторінці як закрити ФОП, а про останню декларацію читайте в гайді про ліквідаційну звітність ФОП.

Облік ПРРО у бухгалтера: коли варто передати

Скажемо чесно: зареєструвати ПРРО ДПС і щодня пробивати чеки ФОП цілком може сам, за кроками з цієї сторінки. Бухгалтер потрібен не для того, щоб натискати кнопки на касі, а для обліку: щоб доходи з каси і з рахунку сходилися, ліміт доходу не був перевищений, а декларації і платежі подавалися вчасно. Про строки декларацій для вашої групи читайте в гайді про звітність ФОП.

Передати облік варто, якщо у вас кілька точок або касирів, є наймані працівники, ви на 3 групі з квартальною звітністю або просто не хочете стежити за змінами в законі. Якщо точка одна, операцій небагато і ви впевнено ведете облік самі, бухгалтер може й не знадобитися.

Скільки коштує облік ФОП з ПРРО

+500 грн/міс до тарифу

Облік операцій через ПРРО не входить у базовий пакет і додається до тарифу супроводу за 500 грн/міс. Супровід ФОП 1, 2, 3 групи без найманих працівників коштує 1000 грн/міс. З найманими працівниками вартість від 2100 грн/міс за одного працівника, кожен наступний +800 грн/міс. У базовий пакет входить:

• моніторинг змін законодавства
• підготовка і подання звітності
• контроль ліміту доходу
• сплата податків: за вас або готуємо платіж і нагадуємо про строк, як вам зручніше
• ведення книги обліку доходів
• аналіз банківських виписок
• консультації з питань діяльності
• відстеження повідомлень в електронному кабінеті ДПС, включно із земельним податком і податком на нерухомість
• комунікація з податковою за потреби

Тариф покриває роботу бухгалтера, а податки сплачуються окремо. Якщо ви тільки вирішуєте, чи потрібна вам каса і яка група підходить, є разова консультація за 1000 грн: допоможемо з вибором групи і КВЕД та розрахуємо ваші платежі. Докладніше про бухгалтерський супровід ФОП і усі тарифи.

Часті питання про ПРРО ДПС

Джерела і нормативна база

Кожен крок і строк на цій сторінці спирається на чинний нормативний акт або на офіційний ресурс ДПС. Номер статті чи пункту вказано в тексті поруч з правилом.

1. Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР: ст. 2, 3, 5, 17; розд. II, п. 13
2. Наказ Мінфіну від 23.06.2020 № 317, Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО: розд. I, II, III, IV
3. Податковий кодекс України № 2755-VI: п. 63.3, 296.10
4. Веб-версія ПРРО ДПС «Програмний РРО»
5. Застосунок «ПРРО ДПС» у Google Play
6. Електронний кабінет платника податків
7. ДПС: керівництво користувача безкоштовного ПРРО

Актуально станом на 11.11.2026. Стежимо за змінами в законі про РРО і Порядку № 317 та оновимо сторінку, якщо правила зміняться.