ПРРО от ДПС: как начать работать с бесплатной кассой налоговой

Что такое ПРРО от ДПС и действительно ли он бесплатный

ПРРО ДПС, или программный регистратор расчетных операций налоговой, это бесплатная программная касса, которую разработала Государственная налоговая служба, ГНС (ДПС). Она работает на телефоне, планшете или компьютере ФОП, а фискальные функции выполняет фискальный сервер ГНС. Бесплатное решение для бизнеса налоговая обязана обеспечить по закону (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).

Бесплатная программа не означает, что касса работает без формальностей. Порядок регистрации и применения ПРРО прямо говорит: после установки на устройство, принадлежащее ФОП, ПРРО подлежит регистрации в налоговой (приказ Минфина № 317, разд. I, п. 3). Как ПРРО устроен в целом и чем ПРРО отличается от кассового аппарата, мы объясняем в отдельном гайде, а здесь сосредоточимся на практике: как начать.

Перед стартом проверьте, нужна ли вам касса вообще. ФОП 1 группы не применяют ни РРО, ни ПРРО (НКУ, п. 296.10). Для 2 группы и 3 группы отдельного освобождения нет: обязанность возникает, когда вы принимаете от покупателя наличные или карту в месте продажи. За продажу без чека штраф составляет 100% суммы продажи за первое нарушение и 150% за каждое следующее (Закон № 265/95-ВР, ст. 17). Разбор исключений по группам в гайде нужен ли кассовый аппарат вашей группе.

Версии ПРРО ДПС: веб-версия, Android, iOS и Windows

ГНС предлагает бесплатный ПРРО в нескольких вариантах. Выбирайте тот, что удобнее для вашего устройства: правила регистрации и работы для всех одинаковые, потому что их устанавливает закон, а не программа.

Ссылки на iOS и Windows версии размещены на официальном портале ГНС. Функции этих версий мы не описываем, потому что не проверяли их самостоятельно.

Веб-версия: как войти

Веб-версия ПРРО ДПС открывается на странице «Програмний РРО» по адресу webrro.tax.gov.ua. Отдельного логина и пароля там нет: войти можно только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Поддерживаются разные типы носителей и подписи от разных квалифицированных поставщиков, в частности КНЭДП ГНС и «Дия». После входа вы выбираете субъекта хозяйствования, от имени которого будете работать.

Войти в веб-версию можно в любой момент, но пробивать чеки получится только после того, как ПРРО зарегистрирован и вас внесли в реестр как кассира. Как это сделать, описано ниже.

Мобильное приложение ПРРО ДПС для Android

Приложение «ПРРО ДПС» налоговая описывает как бесплатное решение для микро и малого бизнеса. Согласно описанию в Google Play, в нем есть:

• создание и регистрация фискальных чеков
• печать и отправка чеков на почту или в мессенджеры
• открытие и закрытие смены
• служебное внесение и служебная выдача
• справочник номенклатуры с импортом и экспортом
• сканер штрихкодов
• оплата наличными, картой или комбинированная
• скидки и возвраты
• X-отчеты и Z-отчеты

Что нужно, чтобы начать работать с ПРРО ДПС

Саму программу можно установить за несколько минут, но до первого чека нужно подготовить четыре вещи. Без любой из них налоговая либо не зарегистрирует ПРРО, либо чек не получится создать.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Нужна ФОП для входа в Электронный кабинет и подачи заявлений, а каждому кассиру нужна собственная КЭП, потому что чеки создают только лица, внесенные в реестр.
• Хозяйственная единица на учете. Магазин, киоск, точка оказания услуг или другое место продажи, о котором вы сообщили налоговой по п. 63.3 НКУ. ПРРО работает только в той хозяйственной единице, которая указана в реестре.
• Устройство ФОП. Телефон, планшет или компьютер, принадлежащий ФОП на праве собственности, владения или пользования. На чужом устройстве ПРРО применять нельзя.
• Интернет. Чеки регистрирует фискальный сервер ГНС. Без связи можно работать в режиме офлайн, но с ограничениями по времени.

ФОП должен быть внесен в Единый государственный реестр, иначе регистрации тоже не будет. Если вы только планируете бизнес, начните с инструкции как открыть ФОП, а к кассе вернитесь, когда у вас будет запись в реестре.

Как зарегистрировать ПРРО в Электронном кабинете: форма 1-ПРРО

Регистрация ПРРО ДПС это публичная процедура, которую ФОП проходит сам. Заявление по форме № 1-ПРРО подают в электронной форме через Электронный кабинет плательщика или средствами телекоммуникаций (Порядок № 317, разд. II, п. 3). Названия разделов кабинета время от времени меняются, поэтому описываем шаги по содержанию, а не по кнопкам.

1. Войдите в Электронный кабинет с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
2. Проверьте учетные данные. Хозяйственная единица, где будет работать касса, должна быть среди объектов, о которых знает налоговая.
3. Заполните заявление по форме № 1-ПРРО. Укажите хозяйственную единицу, название ПРРО и локальный номер кассы: его ФОП присваивает сам.
4. Подпишите и отправьте заявление из кабинета.
5. Получите квитанцию с фискальным номером ПРРО. Датой регистрации считается дата формирования фискального номера.

• до 16:00 подали заявление в рабочий день: квитанция в тот же день Порядок № 317, разд. II, п. 4
• 1 рабочий день если заявление подано позже: не позднее следующего рабочего дня Порядок № 317, разд. II, п. 4
• 1 смена может быть открыта одновременно на одном ПРРО Порядок № 317, разд. IV

Когда ГНС отказывает в регистрации

Порядок № 317 (разд. II, п. 6) называет исчерпывающие основания для отказа. Чаще всего они формальные, и их легко проверить заранее:

• ошибки в электронном документе или в подписи
• ПРРО с таким названием и локальным номером уже зарегистрирован
• о хозяйственной единице не сообщили налоговой или ее закрыли
• ФОП нет в Едином государственном реестре
• данные заявления расходятся с учетными данными налоговой

Кассиры: уведомление по форме 5-ПРРО

Кассир в ПРРО это любое лицо, которое создает чеки, в том числе сам ФОП, если он продает сам. Сведения о КЭП кассиров и печатях вносят в реестр уведомлением по форме № 5-ПРРО (Порядок № 317, разд. II, п. 7). Создавать чеки на ПРРО могут только лица, чьи сертификаты внесены в реестр (разд. IV, п. 2). Поэтому для каждого продавца нужна собственная КЭП, внесенная в реестр еще до первой смены.

Фискальный номер ПРРО: что это и где его увидеть

Фискальный номер ПРРО это уникальный код, который фискальный сервер ГНС формирует при регистрации программного РРО. Именно с этого момента касса считается зарегистрированной: датой регистрации ПРРО является дата формирования его фискального номера (Закон № 265/95-ВР, ст. 2; Порядок № 317, разд. II, п. 5).

Фискальный номер не меняется, когда вы перерегистрируете ПРРО или вносите изменения в данные о нем, и сохраняется за кассой до даты отмены регистрации (Порядок № 317, разд. II, п. 2). То есть при переезде точки или смене названия ПРРО новый номер не нужен.

Где его найти: в квитанции, которую налоговая присылает после регистрации. Кроме того, ГНС ведет и публикует на своем вебпортале реестр фискальных номеров ПРРО: в нем видно код ЕГРПОУ или ФИО, дату регистрации и адрес хозяйственной единицы (Порядок № 317, разд. I, п. 5).

Первый рабочий день: смена, чек и Z-отчет

Когда ПРРО зарегистрирован, а кассир внесен в реестр, рабочий день на кассе выглядит так:

1. Откройте смену. На одном ПРРО одновременно может быть открыта только одна смена.
2. Сделайте служебное внесение, если кладете в кассу наличные для сдачи.
3. На каждую продажу создавайте чек на полную сумму покупки (Закон № 265/95-ВР, ст. 3, п. 1).
4. Выдайте покупателю чек. Он может быть бумажным или электронным: например, QR-код на экране вашего устройства или отправка на номер телефона или email покупателя. Это правило действует и для заказов и оплат через интернет (ст. 3, п. 2).
5. В конце дня сделайте служебную выдачу наличных, если забираете их из кассы, и закройте смену Z-отчетом.

Z-отчет, или ежедневный фискальный отчетный чек, обязателен в те дни, когда были расчетные операции (Закон № 265/95-ВР, ст. 3, п. 9). Закрытие смены и есть создание Z-отчета. Если в тот же день нужна еще одна смена, ее можно открыть только после закрытия предыдущей (Порядок № 317, разд. IV).

Как покупатель проверяет чек

Подлинность чека покупатель может проверить через Электронный кабинет: по его запросу ГНС предоставляет информацию о продавце, хозяйственной единице и фискальном номере документа (Закон № 265/95-ВР, ст. 5). Поэтому данные хозяйственной единицы в реестре должны быть актуальными: именно их увидит покупатель.

Если нет интернета: офлайн-режим ПРРО

Когда нет связи с фискальным сервером, ПРРО переходит в режим офлайн. Чеки при этом не исчезают: они получают номера из офлайн-диапазона, а на сервер попадают позже. Закон ограничивает этот режим по времени (Закон № 265/95-ВР, ст. 5).

• 36 часов максимальная продолжительность режима офлайн Закон № 265/95-ВР, ст. 5
• 168 часов в месяц можно использовать номера из офлайн-диапазона Закон № 265/95-ВР, ст. 5
• 1 час на передачу офлайн-документов после восстановления связи Закон № 265/95-ВР, ст. 5

На период военного положения продолжительность офлайн-режима и использования офлайн-номеров может превышать эти сроки (Закон № 265/95-ВР, разд. II «Заключительные положения», п. 13). Но документы все равно должны дойти до фискального сервера, поэтому не откладывайте передачу, как только связь восстановилась.

Ограничения бесплатного ПРРО ДПС

Бесплатный ПРРО налоговой подчиняется тем же правилам, что и любой программный РРО. Часть ограничений установлена законом и Порядком № 317, и о них стоит знать до того, как вы планируете работу точки.

Если у вас несколько точек, на каждой работает свой зарегистрированный ПРРО, привязанный к своей хозяйственной единице.

Возможности программы описываем только по официальным источникам: перечень функций Android-версии взят из описания в Google Play, а функции iOS и Windows версий мы не проверяли. Подробные инструкции к интерфейсу ГНС публикует в разделе «Програмні РРО» на tax.gov.ua, там же есть руководство пользователя бесплатного ПРРО.

Поломка, кража, новый адрес и закрытие ФОП

Зарегистрированный ПРРО живет вместе с вашим бизнесом: меняется адрес, ломается телефон, закрывается точка. Для каждой ситуации Порядок № 317 предусматривает свое действие.

Источник: Порядок № 317, разд. II, пп. 8-12; разд. III, пп. 2-3.

Что будет с ПРРО, когда вы закрываете ФОП

Отдельно отменять регистрацию кассы при закрытии ФОП не нужно: регистрация ПРРО отменяется автоматически, когда проведена государственная регистрация прекращения предпринимательской деятельности. Так же она отменяется при закрытии хозяйственной единицы (Порядок № 317, разд. III). Остальные шаги описаны на странице как закрыть ФОП, а о последней декларации читайте в гайде о ликвидационной отчетности ФОП.

Учет ПРРО у бухгалтера: когда стоит передать

Скажем честно: зарегистрировать ПРРО ДПС и каждый день пробивать чеки ФОП вполне может сам, по шагам с этой страницы. Бухгалтер нужен не для того, чтобы нажимать кнопки на кассе, а для учета: чтобы доходы из кассы и со счета сходились, лимит дохода не был превышен, а декларации и платежи подавались вовремя. О сроках деклараций для вашей группы читайте в гайде об отчетности ФОП.

Передать учет стоит, если у вас несколько точек или кассиров, есть наемные работники, вы на 3 группе с квартальной отчетностью или просто не хотите следить за изменениями в законе. Если точка одна, операций немного и вы уверенно ведете учет сами, бухгалтер может и не понадобиться.

Сколько стоит учет ФОП с ПРРО

+500 грн/мес к тарифу

Учет операций через ПРРО не входит в базовый пакет и добавляется к тарифу сопровождения за 500 грн/мес. Сопровождение ФОП 1, 2, 3 группы без наемных работников стоит 1000 грн/мес. С наемными работниками стоимость от 2100 грн/мес за одного работника, каждый следующий +800 грн/мес. В базовый пакет входит:

• мониторинг изменений законодательства
• подготовка и подача отчетности
• контроль лимита дохода
• уплата налогов: за вас или готовим платеж и напоминаем о сроке, как вам удобнее
• ведение книги учета доходов
• анализ банковских выписок
• консультации по вопросам деятельности
• отслеживание сообщений в электронном кабинете ГНС, включая земельный налог и налог на недвижимость
• коммуникация с налоговой при необходимости

Тариф покрывает работу бухгалтера, а налоги оплачиваются отдельно. Если вы только решаете, нужна ли вам касса и какая группа подходит, есть разовая консультация за 1000 грн: поможем с выбором группы и КВЭД и рассчитаем ваши платежи. Подробнее о бухгалтерском сопровождении ФОП и всех тарифах.

Частые вопросы о ПРРО ДПС

Источники и нормативная база

Каждый шаг и срок на этой странице опирается на действующий нормативный акт или на официальный ресурс ГНС. Номер статьи или пункта указан в тексте рядом с правилом.

1. Закон «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» № 265/95-ВР: ст. 2, 3, 5, 17; разд. II, п. 13
2. Приказ Минфина от 23.06.2020 № 317, Порядок регистрации, ведения реестра и применения ПРРО: разд. I, II, III, IV
3. Налоговый кодекс Украины № 2755-VI: п. 63.3, 296.10
4. Веб-версия ПРРО ДПС «Програмний РРО»
5. Приложение «ПРРО ДПС» в Google Play
6. Электронный кабинет плательщика налогов
7. ГНС: руководство пользователя бесплатного ПРРО

Актуально на 11.11.2026. Следим за изменениями в законе о РРО и Порядке № 317 и обновим страницу, если правила изменятся.