РРО це касовий апарат або інший пристрій з фіскальними функціями, ПРРО це програма на смартфоні чи компʼютері, яка фіскалізує чеки через сервер ДПС. Нижче визначення закону, таблиця відмінностей, правила фіскального й електронного чека і що ПРРО означає для обліку ФОП.
Коротко
РРО, реєстратор розрахункових операцій, це пристрій або програмно-технічний комплекс з фіскальними функціями, який реєструє продажі й формує чек. ПРРО це той самий інструмент у вигляді програми: фіскальні функції в ньому виконує сервер ДПС. Обидва фіксують, що ФОП прийняв від покупця гроші і видав розрахунковий документ.
Якщо зовсім просто, РРО це касовий апарат, через який продаж реєструється за правилами закону, а не записується «для себе» в зошит. Покупець при цьому отримує розрахунковий документ, тобто чек, на повну суму покупки. Визначення дає Закон № 265/95-ВР, ст. 2: реєстратор розрахункових операцій це пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій.
Закон відносить до реєстраторів розрахункових операцій кілька типів пристроїв:
Усі вони мають одну спільну рису: фіскальні функції вбудовані в сам пристрій. Тому РРО купують як окреме обладнання і реєструють у ДПС до початку роботи.
Від цього поняття залежить, чи потрібна каса взагалі. Розрахункова операція це приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів чи послуг, а також видача готівки за повернений товар. Якщо покупець платить банківською карткою, розрахунковою операцією є і оформлення документа про таку безготівкову оплату (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).
Отже, касу застосовують не «за групою», а тоді, коли ФОП проводить розрахункову операцію. Хто з ФОП від цього звільнений, коротко пояснено нижче.
ПРРО, програмний реєстратор розрахункових операцій, це програмне рішення на будь-якому пристрої, у якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер ДПС. «Програмний РРО» і «програмне РРО» означають те саме. Замість окремого касового апарата ФОП використовує смартфон, планшет або компʼютер, а перевірку і реєстрацію кожного чека бере на себе сервер податкової.
Як проходить продаж через ПРРО:
Фіскальний номер у ПРРО буває двох видів. Перший має сама каса: його формує фіскальний сервер ДПС під час реєстрації. Він не змінюється при перереєстрації і внесенні змін і зберігається за ПРРО до скасування реєстрації (Порядок застосування ПРРО, наказ Мінфіну № 317, розд. II). Другий має кожен документ: власний унікальний фіскальний номер отримують кожен електронний чек, фіскальний звіт і Z-звіт.
Якщо звʼязку з сервером немає, документу присвоюється номер з офлайн-діапазону. Скільки часу так можна працювати, пояснено в розділі про щоденну роботу з ПРРО.
Безкоштовний ПРРО не акція податкової, а норма закону: контролюючий орган забезпечує безоплатне програмне рішення для субʼєктів господарювання (Закон № 265/95-ВР, ст. 2). Офіційно доступні веб-версія «Програмний РРО», застосунок «ПРРО ДПС» для Android, застосунок «PRRO STS» для iOS і версія для Windows. Як і будь-який інший програмний РРО, після встановлення він підлягає реєстрації. Покроково про вхід, реєстрацію і першу зміну: як почати працювати в безкоштовному ПРРО ДПС.
Головна різниця між РРО і ПРРО в тому, де працюють фіскальні функції. У РРО вони вбудовані в сам пристрій, у ПРРО їх виконує фіскальний сервер ДПС. Тому ПРРО можна встановити на будь-який пристрій ФОП, а безкоштовну версію надає держава. Решта відмінностей випливає саме з цього.
| Ознака | РРО | ПРРО |
|---|---|---|
| Що це | окремий пристрій | програма на пристрої |
| Фіскальні функції | у самому пристрої | на фіскальному сервері ДПС |
| На чому працює | касовий апарат, реєстратор | смартфон, планшет, компʼютер |
| Безкоштовний варіант | законом не передбачено | ПРРО від ДПС |
| Чек | паперовий та/або електронний | електронний та/або паперовий |
| Реєстрація | у ДПС | заява № 1-ПРРО через Е-кабінет |
| Норма | Закон № 265/95-ВР, ст. 2 | ст. 2, Порядок № 317 |
Норми: Закон № 265/95-ВР, ст. 2, 3; Порядок № 317, розд. II. Офлайн-режим ПРРО описано в розділі про щоденну роботу.
Закон не дає переваги жодному з варіантів: розрахунки проводять через зареєстрований РРО або через зареєстрований фіскальним сервером ПРРО (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). Вибір практичний. Варто подумати про три речі:
Одне обмеження закон встановлює прямо: при торгівлі пальним використовувати ПРРО заборонено (Закон № 265/95-ВР, ст. 3).
«Фіскальний чек» і «е-чек» це розмовні назви. У законі вживається термін «розрахунковий документ»: касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція тощо, створені в паперовій та/або електронній формі. Електронна форма має власну назву: електронний розрахунковий документ (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).
Покупцю обовʼязково видається розрахунковий документ на повну суму покупки. Це правило діє і тоді, коли товар чи послугу замовляють та оплачують через інтернет (Закон № 265/95-ВР, ст. 3).
Закон прямо перелічує, як можна передати покупцю електронний розрахунковий документ:
Паперовий чек при цьому не заборонений: закон говорить про паперову та/або електронну форму, тому можна видати один із них або обидва.
Для ФОП на єдиному податку, які не є платниками ПДВ, закон дає два послаблення (Закон № 265/95-ВР, ст. 3):
Обидва послаблення не діють для підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів з гарантійним ремонтом, лікарських засобів, медичних виробів і ювелірних виробів.
Покупець може перевірити справжність чека через Електронний кабінет: на запит ДПС надає інформацію про продавця, господарську одиницю і фіскальний номер документа (Закон № 265/95-ВР, ст. 5).
Робочий день з ПРРО має сталий порядок: відкрити зміну, проводити продажі, закрити зміну Z-звітом.
Зміна це робочий період, протягом якого ПРРО реєструє продажі. На одному ПРРО одночасно може бути відкрита лише одна зміна. Закривають її Z-звітом, тобто фіскальним звітним чеком: це підсумок усіх операцій за зміну. Нову зміну в той самий день можна відкрити після закриття попередньої (Порядок № 317, розд. IV).
Z-звіт створюють щодня, коли були розрахункові операції (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). У дні без продажів Z-звіт не потрібен. Окремо в ПРРО оформлюють службове внесення і службову видачу готівки: так фіксують розмінну монету на початку дня і гроші, які забирають з каси.
Якщо звʼязку з фіскальним сервером немає, ПРРО переходить у режим офлайн і продовжує видавати чеки з номерами з офлайн-діапазону. Закон обмежує цей режим трьома величинами (Закон № 265/95-ВР, ст. 5):
Важливо
На період воєнного стану робота в режимі офлайн і використання офлайн-номерів можуть перевищувати ці строки (Закон № 265/95-ВР, розд. II «Прикінцеві положення», п. 13).
Якщо ПРРО вийшов з ладу, розрахунки через нього не проводяться до усунення несправності (Закон № 265/95-ВР, ст. 5). Про несправність, крадіжку пристрою або компрометацію ключа ДПС повідомляють протягом дня за формою № 2-ПРРО. Якщо протягом місяця не подати заяву «Відновлення роботи», реєстрацію ПРРО скасовують (Порядок № 317, розд. II).
Коли ФОП закривається, окремо знімати ПРРО з реєстрації не потрібно: реєстрацію скасовують автоматично після державної реєстрації припинення підприємницької діяльності (Порядок № 317, розд. III).
Обовʼязок застосовувати касу виникає не від групи як такої, а від розрахункової операції: якщо ФОП приймає готівку чи картку за місцем продажу, розрахунок проводять через зареєстрований РРО або ПРРО (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). Винятки встановлюють Податковий кодекс, ст. 9 Закону про РРО і постанови Кабміну. Детальний розбір за групами, з винятками для сіл, ринків і окремих послуг: чи потрібен касовий апарат ФОП 1, 2, 3 групи.
ПКУ, п. 296.10; Закон № 265/95-ВР, ст. 2, 9
Закон № 265/95-ВР, ст. 3; ПКУ, п. 177.10
Звільнення ФОП 1 групи встановлює сам кодекс: реєстратори розрахункових операцій та/або програмні реєстратори не застосовуються платниками єдиного податку першої групи (ПКУ, п. 296.10). Для 2 групи і 3 групи окремого звільнення немає. Оплата на рахунок не потребує каси, бо за ст. 2 Закону про РРО це не розрахункова операція. Переказ на картку, платіжні сервіси і накладений платіж варто перевірити для своєї схеми з бухгалтером.
Обовʼязок забезпечити покупцям можливість оплати карткою встановлює постанова КМУ № 894, а не Закон про РРО. Ця норма не скасовує звільнення 1 групи від РРО і не створює обовʼязку застосовувати касу: це дві окремі вимоги. Для ФОП 1 групи строк забезпечення безготівкової оплати постановою № 894 у редакції постанови № 1768 від 29.12.2025 перенесено: він настає через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану.
Штрафи
За непроведення розрахунку через РРО чи ПРРО, чек на неповну суму або невидачу чека, паперового чи електронного, штраф становить 100% вартості проданого з порушенням, а за кожне наступне порушення 150% (Закон № 265/95-ВР, ст. 17 п. 1, у редакції Закону № 4143-IX). Пільгові 25% і 50% для ФОП-єдинників, які не є платниками ПДВ, діяли з 01.08.2023 по 31.07.2025; з 01.08.2025 застосовуються повні розміри.
Без каси дохід ФОП видно з банківської виписки. З ПРРО зʼявляється друге джерело даних про виручку: чеки і Z-звіти. Обидва джерела мають збігатися з книгою обліку доходів, інакше між виручкою, пробитою через касу, і задекларованим доходом виникне розбіжність. Загальні правила книги описано в гайді як вести облік ФОП самостійно.
Готівку, отриману за день, найпростіше брати з Z-звіту. З оплатами карткою складніше: чек пробивається в момент покупки, а гроші через еквайринг надходять на рахунок пізніше і можуть приходити однією сумою за кілька днів, іноді за вирахуванням комісії банку. Тому бухгалтер звіряє чеки з виписками, щоб жодна оплата не задвоїлася в книзі обліку і не загубилася. Склад і строки декларації від наявності ПРРО не змінюються, про них у гайді звітність і декларація ФОП.
Видача готівки за повернений товар теж є розрахунковою операцією, тому її оформлюють через ПРРО, а в обліку враховують окремо від продажу. Службове внесення і службова видача готівки продажем не є: це рух грошей у касі. Якщо змінюється ПІБ, податковий номер, назва чи адреса господарської одиниці, ПРРО перереєстровують після закриття останньої зміни (Порядок № 317, розд. II).
Що звіряє бухгалтер, коли у ФОП є ПРРО:
З нашої практики
Коли ФОП з ПРРО передає нам облік, ми спершу дивимося, чи всі зміни закриті Z-звітами і чи збігається виручка за чеками з надходженнями на рахунок. Розбіжності зазвичай ховаються в поверненнях, комісії еквайрингу і оплатах, які дійшли на рахунок наступного дня. Їх розбираємо до першої декларації, а не після.
Касу ми не продаємо і конкретну програму не навʼязуємо. Ми ведемо облік ФОП, у яких ПРРО вже працює, дистанційно по всій Україні: укладаємо договір на обслуговування, а спілкуємося в Telegram або поштою. Облік ПРРО додається до звичайного бухгалтерського супроводу ФОП 1-3 групи.
1000 грн/міс
Це фіксована ціна супроводу ФОП 1, 2 або 3 групи без найманих працівників. Вона включає:
Облік ПРРО: +500 грн/міс до тарифу. Надбавка діє, якщо у ФОП є ПРРО: тоді в облік додаються Z-звіти, чеки, еквайринг і повернення. Тариф покриває роботу бухгалтера, а не податки. Для роботи нам потрібні виписки за рахунком ФОП і доступ до електронного кабінету платника; перелік доступів фіксуємо в договорі й більше не просимо.
Усі тарифи і калькулятор вартості зібрані на сторінці ціни на бухгалтерські послуги.
РРО, реєстратор розрахункових операцій, це касовий апарат, касовий реєстратор або інший пристрій з фіскальними функціями. Він реєструє кожен продаж і формує чек на повну суму. Застосовувати РРО або програмний ПРРО потрібно, коли ФОП приймає від покупця готівку чи картку за місцем продажу, якщо закон не передбачає винятку.
ПРРО, програмний реєстратор розрахункових операцій, це програма на смартфоні, планшеті чи компʼютері. Кожен чек вона надсилає на фіскальний сервер ДПС, який присвоює йому фіскальний номер. Покупець отримує чек як QR-код на екрані, повідомлення на телефон, лист на email або паперовий друк. Окремий касовий апарат не потрібен.
Головна різниця в тому, де працюють фіскальні функції: у РРО в самому пристрої, у ПРРО на фіскальному сервері ДПС. Тому ПРРО встановлюють на будь-який пристрій ФОП, а безкоштовну версію надає податкова. Для закону обидва варіанти рівноправні: розрахунки можна проводити через будь-який зареєстрований РРО або ПРРО.
Так. Закон дозволяє видавати розрахунковий документ у паперовій та/або електронній формі. Електронний чек можна показати як QR-код на екрані пристрою з ПРРО або надіслати на номер телефону чи email, які дав покупець. Чек видається на повну суму, зокрема й тоді, коли покупець оплачує замовлення через інтернет.
Так. Закон прямо зобовʼязує податкову забезпечити безоплатне програмне рішення ПРРО. Є веб-версія «Програмний РРО», застосунки для Android та iOS і версія для Windows. Після встановлення ПРРО треба зареєструвати: заяву за формою № 1-ПРРО подають через Електронний кабінет, так само як для будь-якого іншого ПРРО.
ПРРО може працювати в режимі офлайн: не довше 36 годин поспіль, а номери з офлайн-діапазону можна використовувати не більше 168 годин на місяць. Після відновлення звʼязку створені чеки треба передати на фіскальний сервер протягом години. На період воєнного стану закон дозволяє перевищувати ці строки.
Як правило, ні. За визначенням закону розрахункова операція це приймання готівки чи картки за місцем продажу, а оплата на поточний рахунок ФОП за IBAN, через касу банку або термінал самообслуговування банку під нього не підпадає. Переказ на картку, платіжні сервіси і накладений платіж варто перевірити окремо.
Так. Супровід ФОП 1-3 групи без найманих працівників коштує 1000 грн на місяць, облік ПРРО додає до тарифу 500 грн на місяць. Ми звіряємо Z-звіти і чеки з книгою обліку доходів, а еквайринг з банківськими виписками. Тариф покриває роботу бухгалтера, податки сплачуються окремо.
Визначення і правила на цій сторінці взято з чинних нормативних актів. Номер статті вказано в тексті поруч з кожним правилом.
Напишіть у Telegram, яка у вас група і як покупці платять. Підкажемо, що потрібно для обліку, і назвемо ціну супроводу.
Ведення ФОП без найманих 1000 грн/міс, облік ПРРО +500 грн/міс