Ведення ФОП самостійно: книга обліку доходів і строки 2026

Що означає вести ФОП на єдиному податку

Ведення ФОП на єдиному податку означає пʼять регулярних дій: записувати доходи в книгу обліку, вчасно сплачувати єдиний податок (ЄП), єдиний соціальний внесок за себе (ЄСВ) і військовий збір (ВЗ), подавати декларацію платника єдиного податку, стежити за лімітом доходу своєї групи і читати повідомлення в Електронному кабінеті платника.

Класичного бухгалтерського обліку з планом рахунків і балансом ФОП на спрощеній системі не веде: кодекс вимагає облік доходів, а від 3 групи з ПДВ облік доходів і витрат (ПКУ, п. 296.1). Тому бухгалтерія ФОП на єдиному податку посильна для самостійного ведення. Суми платежів для кожної групи зібрані в гайді про податки ФОП у 2026 році. ФОП на загальній системі веде інший облік, тут потрібен аутсорсинг бухгалтерії.

Книга обліку доходів ФОП: хто веде і в якій формі

Книга обліку доходів потрібна кожному ФОП 1, 2 і 3 групи, крім е-резидентів. Винятку для тих, хто отримує всі гроші на рахунок або пробиває чеки через ПРРО, у п. 296.1 ПКУ немає. Відрізняється лише форма.

Хто і як веде облік доходів на єдиному податку
Група	Що обліковує	Форма	Як часто
1 і 2 група	доходи	довільна	помісячно
3 група без ПДВ (5%)	доходи	довільна	помісячно
3 група з ПДВ (3%)	доходи і витрати	типова, наказ № 405	за кожен робочий день з доходом

Підстави: ПКУ, п. 296.1; наказ Мінфіну № 405, Порядок, розд. I п. 6.

Довільна форма для 1, 2 і 3 групи без ПДВ

Кодекс вимагає вести облік «у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів». Готового бланка немає. Ми радимо записувати кожне надходження окремим рядком: дата зарахування, сума в гривнях, від кого і за що, а внизу місяця підсумок і наростаючий підсумок з початку року. Цих колонок кодекс не вимагає, але саме вони потрібні для декларації і контролю ліміту.

Типова форма для 3 групи з ПДВ: наказ Мінфіну № 405

ФОП 3 групи, який є платником ПДВ, веде облік доходів і витрат за типовою формою з наказу Мінфіну № 405 від 30.11.2022 (зі змінами наказу № 447). Записи роблять за підсумками кожного робочого дня з доходом, окремо для коштів на рахунок, готівки, безоплатно отриманого і витрат. Саме про неї запити «книга обліку доходів ФОП 3 група». На ставці 5% без ПДВ типова форма не обовʼязкова.

Електронна книга в Е-кабінеті чи паперова

Облік можна вести на папері та/або електронно, зокрема через Електронний кабінет платника (ПКУ, п. 296.1). Для довільної форми підійде таблиця Excel або Google Таблиці. Типову форму в електронному вигляді ведуть у файлі xls чи xlsx або засобами Електронного кабінету (наказ № 405, розд. I п. 4-5).

Чи треба реєструвати книгу обліку в податковій

Ні. Старі форми книг за наказом Мінфіну № 579 від 19.06.2015, які реєстрували в податковій, втратили чинність з 1 січня 2021 року (наказ Мінфіну № 728 від 26.11.2020). Відтоді реєстрація книги не передбачена.

Як вести книгу обліку доходів і виправляти помилки

Найпростіший ритм: раз на місяць переносити в книгу всі зарахування з виписки, а готівку записувати за чеками того дня. Помилку не закреслюють, а виправляють новим записом з відʼємним або позитивним значенням: для типової форми так прямо вимагає наказ № 405 (розд. I п. 3, 5), для довільної це просто зручний спосіб бачити, що і коли змінили.

Що вважається доходом ФОП і коли його записувати

Дохід ФОП на єдиному податку це все, що він отримав за період у грошовій, матеріальній або нематеріальній формі (ПКУ, пп. 1 п. 292.1). Розраховуватися з покупцями можна лише грошима, готівкою або безготівково, бартер не дозволений (ПКУ, п. 291.6).

Дата отримання доходу

Датою доходу є дата надходження коштів готівкою або на рахунок (ПКУ, п. 292.6), а не дата рахунку, договору чи акта. Акт підписали в грудні, а оплата прийшла в січні: дохід січня. Для безоплатно отриманих товарів і послуг датою доходу є день підписання акта приймання-передачі.

Дохід в іноземній валюті

Валюту перераховують у гривні за курсом НБУ на дату отримання доходу (ПКУ, п. 292.5): сума у валюті × курс НБУ на день зарахування. Курс на дату інвойсу або продажу валюти не застосовується. Це найчастіша помилка в самостійному обліку.

Що не є доходом на єдиному податку

Включається до доходу

Оплата готівкою, на рахунок або електронними грошима
Аванси і передоплати в день надходження
Безоплатно отримані товари, роботи, послуги

ПКУ, п. 292.1, 292.3, 292.6

Не включається до доходу

Суми ПДВ
Кредити і поворотна допомога, повернена протягом 12 місяців
Аванс, повернений покупцю через повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою
Проценти, дивіденди, роялті, страхові виплати, бюджетні гранти
Продаж власного майна, що використовується в діяльності

ПКУ, пп. 1 п. 292.1; п. 292.11 пп. 1, 3, 5

Якщо записати такі суми в книгу, 3 група переплатить податок, а будь-яка група раніше наблизиться до ліміту. Пасивні доходи і продаж майна оподатковуються за правилами для фізичної особи, тут ми їх не розбираємо. Для поверненого аванса право не рахувати його доходом дає кодекс, а перелік документів (лист покупця, акт повернення, виписка) радить ДПС у розʼясненнях.

Календар ФОП 1 і 2 групи: що робити щомісяця, щокварталу і раз на рік

У 2026 році єдиний податок 1 групи не більше 332,80 грн на місяць, 2 групи не більше 1 729,40 грн (стеля за кодексом, ставку встановлює місцева рада), військовий збір 864,70 грн, мінімальний ЄСВ 1 902,34 грн на місяць (Закон № 2464-VI, ст. 8). Суми рахуються від мінімальної зарплати 8 647 грн (Закон № 4695-IX, ст. 8).

Календар обліку, платежів і звітів ФОП 1 і 2 групи
Коли	Що зробити	Норма
Щомісяця	записати доходи місяця в книгу	ПКУ, п. 296.1
Щомісяця до 20 числа	єдиний податок авансом за поточний місяць	ПКУ, п. 295.1
Щомісяця до 20 числа	військовий збір	п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ
Щокварталу до 20 числа	ЄСВ за квартал (або щомісяця)	Закон № 2464-VI, ч. 8 ст. 9
60 днів після року	річна декларація з відомостями про ЄСВ	ПКУ, п. 296.2
Після кварталу перевищення	квартальна декларація, якщо перевищили ліміт або перейшли на ставку іншої групи	ПКУ, пп. 296.5.1

Дні календарні. Конкретні дати залежать від вихідних, орієнтуйтеся на правило.

Єдиний податок 1-2 групи сплачують наперед: за листопад до 20 листопада. Можна заплатити і за квартал чи рік уперед, але не далі кінця року (ПКУ, п. 295.1). Як заповнити сам звіт, пояснюємо в гайді як подати декларацію ФОП.

Як вести облік ФОП 2 групи

Ведення ФОП 2 група вимагає книги, трьох платежів і однієї річної декларації. Податок фіксований, тому частина ФОП не записує доходи, і це помилка: без книги не заповнити декларацію і не помітити наближення ліміту. Решта умов групи на сторінці про ФОП 2 групи. Для 1 групи облік ще простіший: РРО і ПРРО вона не застосовує (ПКУ, п. 296.10).

Звільнення від єдиного податку на відпустку і хворобу

ФОП 1 і 2 групи без найманих працівників можуть не сплачувати єдиний податок за один календарний місяць відпустки на рік і за період хвороби від 30 календарних днів (ПКУ, п. 295.5). Звільнення не автоматичне: його оформлюють заявою до податкової, порядок краще уточнити заздалегідь.

Календар ФОП 3 групи: облік, податки і квартальна декларація

3 група платить єдиний податок відсотком від доходу: 5% або 3% для платника ПДВ (ПКУ, п. 293.3), військовий збір 1% доходу (Закон № 4015-IX), мінімальний ЄСВ 1 902,34 грн на місяць. Звітний період квартал.

Календар обліку, платежів і звітів ФОП 3 групи
Коли	Що зробити	Норма
Щомісяця (без ПДВ)	записати доходи місяця в книгу	ПКУ, п. 296.1
Кожен робочий день з доходом (з ПДВ)	запис у типову форму	наказ № 405, розд. I п. 6
Щокварталу до 20 числа	ЄСВ за квартал	Закон № 2464-VI, ч. 8 ст. 9
40 днів після кварталу	квартальна декларація (ЄСВ у декларації за IV квартал)	ПКУ, п. 296.3
10 днів після строку декларації	єдиний податок і військовий збір за квартал	ПКУ, п. 295.3

Дні календарні. Конкретні дати залежать від вихідних, орієнтуйтеся на правило.

Як вести облік ФОП 3 групи

Ведення ФОП 3 група вимагає більшої точності, бо кожна гривня в книзі стає базою для податку. Записали повернений аванс, і переплатили; пропустили надходження, і занизили податок. Тому тут особливо важливі дата доходу, курс НБУ і суми, що не є доходом. Якщо надходжень багато або є валюта, ведіть книгу за кожною випискою. Правила групи на сторінці ФОП 3 групи, а квартальна декларація в гайді про звітність ФОП 2 і 3 групи. Коли облік забирає забагато часу, подивіться, що робить бухгалтер ФОП 3 група.

Якщо у вас є наймані працівники

З першим працівником ФОП будь-якої групи щокварталу подає податковий розрахунок ПДФО, військового збору і ЄСВ за працівників з розбивкою по місяцях (ПКУ, п. 51.1). Саме на цьому етапі багато ФОП передають облік бухгалтеру.

Рахунок, виписки і ПРРО: звідки брати дані для обліку

Головне джерело даних для книги це банківська виписка. Ми радимо мати окремий поточний рахунок ФОП і не змішувати на ньому підприємницькі й особисті гроші: тоді виписка за місяць стає чернеткою книги. Це порада, а не вимога закону.

Друге джерело це ПРРО, програмний реєстратор розрахункових операцій, що формує фіскальні чеки замість касового апарата. 1 група його не застосовує (ПКУ, п. 296.10). ФОП 2 і 3 групи потрібен РРО або ПРРО, коли вони приймають від покупців готівку або оплату карткою; якщо всі оплати надходять лише на рахунок, ПРРО не потрібен (Закон про РРО № 265/95-ВР, ст. 2, 9). Детально: що таке РРО і ПРРО і чи потрібен касовий апарат ФОП.

Важливо

Ні виписка, ні чеки ПРРО не замінюють книгу обліку доходів: п. 296.1 ПКУ винятку не робить. Оплати карткою через ПРРО звіряйте з випискою, щоб не записати одну оплату двічі.

Первинні документи і скільки їх зберігати

Облік ведуть на підставі первинних документів, а показники звітності без документального підтвердження кодекс забороняє (ПКУ, п. 44.1). Окремого переліку первинки для ФОП на єдиному податку немає; на практиці це договір, рахунок, акт або накладна, виписка і чеки ПРРО.

1095 днів щонайменше зберігаються документи для обчислення і сплати податків ПКУ, пп. 44.3.3
1020 грн штраф за незбереження документів або ненадання їх під час перевірки ПКУ, п. 121.1
2040 грн той самий штраф повторно протягом року ПКУ, п. 121.1

Типову форму 3 групи з ПДВ зберігають 3 роки після закінчення звітного періоду з останнім записом (наказ № 405, розд. I п. 7).

Як стежити за лімітом доходу за даними книги обліку

Ліміт рахують наростаючим підсумком з 1 січня до 31 грудня. Ведіть поруч з підсумком кожного місяця суму з початку року, і книга сама покаже, скільки лишилося до ліміту.

Ліміти річного доходу ФОП у 2026 році
Група	За кодексом	Ліміт 2026
1 група	167 мінімальних зарплат	1 444 049 грн
2 група	834 мінімальні зарплати	7 211 598 грн
3 група	1167 мінімальних зарплат	10 091 049 грн

ПКУ, ст. 291.4. Мінімальна зарплата 8 647 грн на 1 січня 2026 року.

Перевищення має два наслідки: ставка 15% лише до суми понад ліміт (ПКУ, п. 293.4) і обовʼязковий перехід на загальну систему з першого числа місяця після кварталу перевищення (ПКУ, пп. 298.2.3). ФОП 2 групи може натомість перейти на ставку 3 групи заявою до 20 числа місяця після такого кварталу (ПКУ, п. 293.8).

Що зміниться з 2027 року

З 2027 року

З 1 січня 2027 року ст. 292 ПКУ доповнює п. 292.17: до обсягу доходу, що дає право бути на єдиному податку, включатиметься будь-який дохід від звітної діяльності через цифрові платформи (Закон № 4903-IX від 09.06.2026, п. 24 розд. I). Продаєте через такі платформи: враховуйте ці надходження в ліміті. Після ухвалення бюджету на 2027 рік суми лімітів зміняться, ми оновимо сторінку.

Чекліст місяця для ФОП, який веде облік сам

Пройдіться цим списком наприкінці кожного місяця, а на 3 групі ще раз перед квартальною декларацією.

Завантажити виписку за рахунком ФОП за місяць
Записати кожне надходження за датою зарахування, валюту за курсом НБУ на цей день
Не записувати як дохід повернені аванси, кредити і поворотну допомогу
Якщо є ПРРО, звести чеки з випискою
Сплатити ЄП, військовий збір і ЄСВ у строки своєї групи
Переглянути повідомлення і стан розрахунків в Електронному кабінеті
Порівняти наростаючий підсумок доходу з лімітом групи

Де найчастіше помиляються

Типові помилки в самостійному обліку ФОП
Помилка	Як уникнути
Курс на дату інвойсу, а не надходження	курс НБУ на день зарахування (п. 292.5)
Повернений аванс лишився в доході	врахувати пп. 5 п. 292.11
Книгу не ведуть, бо «все є у виписці»	щомісяця переносити виписку в книгу (п. 296.1)
ЄП 1-2 групи сплачують за минулий місяць	платити авансом до 20 числа поточного місяця
Документи знищили раніше строку	зберігати щонайменше 1095 днів

З нашої практики

Коли ФОП, який вів облік сам, передає його нам, ми спершу перевіряємо, чи всі надходження з виписок потрапили в книгу, чи не записані як дохід повернені покупцям кошти, чи збігається дохід у деклараціях з книгою і чи немає боргів і непрочитаних повідомлень в Електронному кабінеті. Лише потім беремо поточний місяць.

Коли варто передати облік бухгалтеру

Вести ФОП 1 або 2 групи без найманих працівників самостійно цілком реально. Облік ускладнюється, а ціна помилки росте, коли зʼявляються наймані працівники, ПДВ і типова форма обліку, валютні надходження, ПРРО, дохід близько до ліміту, борги чи вимоги в Електронному кабінеті або просто бракує часу.

Тоді облік можна передати бухгалтеру для ФОП. profbuh працює дистанційно по всій Україні за договором на обслуговування, спілкуємося в Telegram або поштою.

Що входить у ведення ФОП за 1000 грн на місяць

1000 грн/міс

Фіксована ціна для ФОП 1, 2 і 3 групи без найманих працівників:

Стежимо за змінами законодавства
Готуємо і подаємо звітність
Контролюємо ліміт доходу вашої групи
Сплачуємо податки за вас або готуємо платіж і нагадуємо про строк, як вам зручніше
Ведемо книгу обліку доходів
Аналізуємо банківські виписки
Консультуємо з питань вашої діяльності
Відстежуємо повідомлення в е-кабінеті ДПС, зокрема про земельний податок і податок на нерухомість
Спілкуємося з податковою, коли це потрібно

Тариф покриває роботу бухгалтера, а податки сплачуються з ваших коштів окремо. Нам потрібні виписки за рахунком ФОП і доступ до електронного кабінету платника; перелік доступів фіксуємо в договорі. Не хочете давати доступ до банку: надсилайте виписки самі.

Коли вартість інша

З найманими працівниками: від 2100 грн/міс за одного працівника, кожен наступний +800 грн/міс.
Платник ПДВ: від 4000 грн/міс.
Облік ПРРО: +500 грн/міс до тарифу.
ФОП без діяльності: від 750 грн/міс.
Аудит кабінету ДПС: 500 грн разово, добрий старт, якщо ви вели облік самі.
Разова консультація щодо групи, КВЕД і платежів: 1000 грн.

Усі тарифи і калькулятор на сторінці ціна ведення ФОП.

Часті питання про ведення ФОП

Чи можна вести ФОП самостійно, без бухгалтера?

Так. Закон не зобовʼязує ФОП на єдиному податку наймати бухгалтера. Самостійно ви ведете книгу обліку доходів, сплачуєте єдиний податок, ЄСВ і військовий збір у строки своєї групи, подаєте декларацію і стежите за лімітом доходу. Бухгалтера варто залучити, коли зʼявляються наймані працівники, ПДВ, валютні надходження або дохід наближається до ліміту.

Чи обовʼязково вести книгу обліку доходів у 2026 році?

Так. Пункт 296.1 Податкового кодексу зобовʼязує ФОП 1, 2 і 3 групи вести облік доходів. Для 1, 2 і 3 групи без ПДВ форма довільна, а доходи відображають помісячно. ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ, обліковують доходи і витрати за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 405.

Чи треба реєструвати книгу обліку доходів у податковій?

Ні. Старі форми книг обліку доходів, затверджені наказом Мінфіну № 579, втратили чинність з 1 січня 2021 року на підставі наказу № 728. Відтоді облік ведуть у довільній формі, а 3 група з ПДВ за типовою формою, і реєстрація книги в податковій не передбачена. Книгу достатньо вести і зберігати.

Чи можна вести облік доходів в Excel або в Електронному кабінеті?

Так. Кодекс дозволяє вести облік на папері та/або в електронному вигляді, зокрема через Електронний кабінет платника. Для довільної форми підійде таблиця Excel або Google Таблиці, якщо в ній видно дату і суму кожного доходу та підсумок за місяць. Типову форму для 3 групи з ПДВ ведуть у файлі xls чи xlsx або в Електронному кабінеті.

Який день вважається датою отримання доходу?

Датою отримання доходу платника єдиного податку є день, коли кошти надійшли готівкою або на рахунок ФОП, за п. 292.6 Податкового кодексу. Дата рахунку, договору чи акта виконаних робіт значення не має. Для безоплатно отриманих товарів, робіт чи послуг датою доходу є день підписання акта приймання-передачі.

Чи треба записувати в книгу повернені покупцю кошти?

Повернений покупцю аванс або передоплата не включається до доходу, якщо повернення сталося через повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою покупця (пп. 5 п. 292.11 Податкового кодексу). Підтвердження варто зберігати: лист покупця, акт повернення і банківську виписку. Такий перелік документів радить ДПС у своїх розʼясненнях, у самому кодексі його немає.

Скільки зберігати книгу обліку і первинні документи?

Документи, повʼязані з обчисленням і сплатою податків, ФОП зберігає щонайменше 1095 днів (пп. 44.3.3 Податкового кодексу). Типову форму обліку 3 групи з ПДВ зберігають 3 роки після закінчення звітного періоду з останнім записом. За незбереження документів або ненадання їх під час перевірки штраф 1020 грн, повторно протягом року 2040 грн.

Скільки коштує передати облік бухгалтеру?

У profbuh ведення ФОП 1, 2 або 3 групи без найманих працівників коштує 1000 грн на місяць. З найманими працівниками від 2100 грн на місяць за одного працівника, кожен наступний додає 800 грн на місяць. Облік ПРРО коштує ще 500 грн на місяць. Тариф покриває роботу бухгалтера, а податки сплачуються окремо.

Джерела і нормативна база

Актуально станом на 11.11.2026. Суми від мінімальної зарплати 8 647 грн; після ухвалення бюджету на 2027 рік суми зміняться, ми оновимо сторінку.

Ведення ФОП самостійно: як вести облік доходів, податки і строки