РРО (регистратор расчетных операций) это кассовый аппарат или другое устройство с фискальными функциями, ПРРО (программный регистратор расчетных операций) это программа на смартфоне или компьютере, которая фискализирует чеки через сервер ГНС (ДПС). Ниже определения закона, таблица отличий, правила фискального и электронного чека и что ПРРО означает для учета ФОП.
Коротко
РРО, регистратор расчетных операций, это устройство или программно-технический комплекс с фискальными функциями, который регистрирует продажи и формирует чек. ПРРО это тот же инструмент в виде программы: фискальные функции в нем выполняет сервер ГНС. Оба фиксируют, что ФОП принял от покупателя деньги и выдал расчетный документ.
Если совсем просто, РРО это кассовый аппарат, через который продажа регистрируется по правилам закона, а не записывается «для себя» в тетрадь. Покупатель при этом получает расчетный документ, то есть чек, на полную сумму покупки. Определение дает Закон № 265/95-ВР, ст. 2: регистратор расчетных операций это устройство или программно-технический комплекс, в котором реализованы фискальные функции и который предназначен для регистрации расчетных операций.
Закон относит к регистраторам расчетных операций несколько типов устройств:
У всех них одна общая черта: фискальные функции встроены в само устройство. Поэтому РРО покупают как отдельное оборудование и регистрируют в ГНС до начала работы.
От этого понятия зависит, нужна ли касса вообще. Расчетная операция это прием от покупателя наличных, платежных карт, платежных чеков, жетонов и т.п. в месте реализации товаров или услуг, а также выдача наличных за возвращенный товар. Если покупатель платит банковской картой, расчетной операцией является и оформление документа о такой безналичной оплате (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).
Следовательно, кассу применяют не «по группе», а тогда, когда ФОП проводит расчетную операцию. Кто из ФОП от этого освобожден, коротко объяснено ниже.
ПРРО, программный регистратор расчетных операций, это программное решение на любом устройстве, в котором фискальные функции реализованы через фискальный сервер ГНС. «Программный РРО» и «программное РРО» означают одно и то же. Вместо отдельного кассового аппарата ФОП использует смартфон, планшет или компьютер, а проверку и регистрацию каждого чека берет на себя сервер налоговой.
Как проходит продажа через ПРРО:
Фискальный номер в ПРРО бывает двух видов. Первый есть у самой кассы: его формирует фискальный сервер ГНС при регистрации. Он не меняется при перерегистрации и внесении изменений и сохраняется за ПРРО до отмены регистрации (Порядок применения ПРРО, приказ Минфина № 317, разд. II). Второй есть у каждого документа: собственный уникальный фискальный номер получают каждый электронный чек, фискальный отчет и Z-отчет.
Если связи с сервером нет, документу присваивается номер из офлайн-диапазона. Сколько времени так можно работать, объяснено в разделе о ежедневной работе с ПРРО.
Бесплатный ПРРО не акция налоговой, а норма закона: контролирующий орган обеспечивает бесплатное программное решение для субъектов хозяйствования (Закон № 265/95-ВР, ст. 2). Официально доступны веб-версия «Програмний РРО», приложение «ПРРО ДПС» для Android, приложение «PRRO STS» для iOS и версия для Windows. Как и любой другой программный РРО, после установки он подлежит регистрации. Пошагово о входе, регистрации и первой смене: как начать работать в бесплатном ПРРО ГНС.
Главная разница между РРО и ПРРО в том, где работают фискальные функции. В РРО они встроены в само устройство, в ПРРО их выполняет фискальный сервер ГНС. Поэтому ПРРО можно установить на любое устройство ФОП, а бесплатную версию предоставляет государство. Остальные отличия вытекают именно из этого.
| Признак | РРО | ПРРО |
|---|---|---|
| Что это | отдельное устройство | программа на устройстве |
| Фискальные функции | в самом устройстве | на фискальном сервере ГНС |
| На чем работает | кассовый аппарат, регистратор | смартфон, планшет, компьютер |
| Бесплатный вариант | законом не предусмотрен | ПРРО от ГНС |
| Чек | бумажный и/или электронный | электронный и/или бумажный |
| Регистрация | в ГНС | заявление № 1-ПРРО через Е-кабинет |
| Норма | Закон № 265/95-ВР, ст. 2 | ст. 2, Порядок № 317 |
Нормы: Закон № 265/95-ВР, ст. 2, 3; Порядок № 317, разд. II. Офлайн-режим ПРРО описан в разделе о ежедневной работе.
Закон не дает преимущества ни одному из вариантов: расчеты проводят через зарегистрированный РРО или через зарегистрированный фискальным сервером ПРРО (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). Выбор практический. Стоит подумать о трех вещах:
Одно ограничение закон устанавливает прямо: при торговле горючим использовать ПРРО запрещено (Закон № 265/95-ВР, ст. 3).
«Фискальный чек» и «е-чек» это разговорные названия. В законе используется термин «расчетный документ»: кассовый чек, товарный чек, расходный чек, расчетная квитанция и т.п., созданные в бумажной и/или электронной форме. У электронной формы есть собственное название: электронный расчетный документ (Закон № 265/95-ВР, ст. 2).
Покупателю обязательно выдается расчетный документ на полную сумму покупки. Это правило действует и тогда, когда товар или услугу заказывают и оплачивают через интернет (Закон № 265/95-ВР, ст. 3).
Закон прямо перечисляет, как можно передать покупателю электронный расчетный документ:
Бумажный чек при этом не запрещен: закон говорит о бумажной и/или электронной форме, поэтому можно выдать один из них или оба.
Для ФОП на едином налоге, которые не являются плательщиками НДС, закон дает два послабления (Закон № 265/95-ВР, ст. 3):
Оба послабления не действуют для подакцизных товаров, технически сложных бытовых товаров с гарантийным ремонтом, лекарственных средств, медицинских изделий и ювелирных изделий.
Покупатель может проверить подлинность чека через Электронный кабинет: по запросу ГНС предоставляет информацию о продавце, хозяйственной единице и фискальном номере документа (Закон № 265/95-ВР, ст. 5).
Рабочий день с ПРРО имеет постоянный порядок: открыть смену, проводить продажи, закрыть смену Z-отчетом.
Смена это рабочий период, в течение которого ПРРО регистрирует продажи. На одном ПРРО одновременно может быть открыта только одна смена. Закрывают ее Z-отчетом, то есть фискальным отчетным чеком: это итог всех операций за смену. Новую смену в тот же день можно открыть после закрытия предыдущей (Порядок № 317, разд. IV).
Z-отчет создают ежедневно, если были расчетные операции (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). В дни без продаж Z-отчет не нужен. Отдельно в ПРРО оформляют служебное внесение и служебную выдачу наличных: так фиксируют разменную монету в начале дня и деньги, которые забирают из кассы.
Если связи с фискальным сервером нет, ПРРО переходит в режим офлайн и продолжает выдавать чеки с номерами из офлайн-диапазона. Закон ограничивает этот режим тремя величинами (Закон № 265/95-ВР, ст. 5):
Важно
На период военного положения работа в режиме офлайн и использование офлайн-номеров могут превышать эти сроки (Закон № 265/95-ВР, разд. II «Заключительные положения», п. 13).
Если ПРРО вышел из строя, расчеты через него не проводятся до устранения неисправности (Закон № 265/95-ВР, ст. 5). О неисправности, краже устройства или компрометации ключа ГНС сообщают в течение дня по форме № 2-ПРРО. Если в течение месяца не подать заявление «Восстановление работы», регистрацию ПРРО отменяют (Порядок № 317, разд. II).
Когда ФОП закрывается, отдельно снимать ПРРО с регистрации не нужно: регистрацию отменяют автоматически после государственной регистрации прекращения предпринимательской деятельности (Порядок № 317, разд. III).
Обязанность применять кассу возникает не от группы как таковой, а от расчетной операции: если ФОП принимает наличные или карту в месте продажи, расчет проводят через зарегистрированный РРО или ПРРО (Закон № 265/95-ВР, ст. 3). Исключения устанавливают Налоговый кодекс, ст. 9 Закона о РРО и постановления Кабмина. Подробный разбор по группам, с исключениями для сел, рынков и отдельных услуг: нужен ли кассовый аппарат ФОП 1, 2, 3 группы.
НКУ, п. 296.10; Закон № 265/95-ВР, ст. 2, 9
Закон № 265/95-ВР, ст. 3; НКУ, п. 177.10
Освобождение ФОП 1 группы устанавливает сам кодекс: регистраторы расчетных операций и/или программные регистраторы не применяются плательщиками единого налога первой группы (НКУ, п. 296.10). Для 2 группы и 3 группы отдельного освобождения нет. Оплата на счет не требует кассы, потому что по ст. 2 Закона о РРО это не расчетная операция. Перевод на карту, платежные сервисы и наложенный платеж стоит проверить для своей схемы с бухгалтером.
Обязанность обеспечить покупателям возможность оплаты картой устанавливает постановление КМУ № 894, а не Закон о РРО. Эта норма не отменяет освобождение 1 группы от РРО и не создает обязанности применять кассу: это два отдельных требования. Для ФОП 1 группы срок обеспечения безналичной оплаты постановлением № 894 в редакции постановления № 1768 от 29.12.2025 перенесен: он наступает через три месяца со дня прекращения или отмены военного положения.
Штрафы
За непроведение расчета через РРО или ПРРО, чек на неполную сумму или невыдачу чека, бумажного или электронного, штраф составляет 100% стоимости проданного с нарушением, а за каждое следующее нарушение 150% (Закон № 265/95-ВР, ст. 17 п. 1, в редакции Закона № 4143-IX). Льготные 25% и 50% для ФОП-единщиков, не являющихся плательщиками НДС, действовали с 01.08.2023 по 31.07.2025; с 01.08.2025 применяются полные размеры.
Без кассы доход ФОП виден из банковской выписки. С ПРРО появляется второй источник данных о выручке: чеки и Z-отчеты. Оба источника должны совпадать с книгой учета доходов, иначе между выручкой, пробитой через кассу, и задекларированным доходом возникнет расхождение. Общие правила книги описаны в гайде как вести учет ФОП самостоятельно.
Наличные, полученные за день, проще всего брать из Z-отчета. С оплатами картой сложнее: чек пробивается в момент покупки, а деньги через эквайринг поступают на счет позже и могут приходить одной суммой за несколько дней, иногда за вычетом комиссии банка. Поэтому бухгалтер сверяет чеки с выписками, чтобы ни одна оплата не задвоилась в книге учета и не потерялась. Состав и сроки декларации от наличия ПРРО не меняются, о них в гайде отчетность и декларация ФОП.
Выдача наличных за возвращенный товар тоже является расчетной операцией, поэтому ее оформляют через ПРРО, а в учете учитывают отдельно от продажи. Служебное внесение и служебная выдача наличных продажей не являются: это движение денег в кассе. Если меняется ФИО, налоговый номер, название или адрес хозяйственной единицы, ПРРО перерегистрируют после закрытия последней смены (Порядок № 317, разд. II).
Что сверяет бухгалтер, когда у ФОП есть ПРРО:
Из нашей практики
Когда ФОП с ПРРО передает нам учет, мы сначала смотрим, все ли смены закрыты Z-отчетами и совпадает ли выручка по чекам с поступлениями на счет. Расхождения обычно прячутся в возвратах, комиссии эквайринга и оплатах, которые дошли на счет на следующий день. Их разбираем до первой декларации, а не после.
Кассу мы не продаем и конкретную программу не навязываем. Мы ведем учет ФОП, у которых ПРРО уже работает, дистанционно по всей Украине: заключаем договор на обслуживание, а общаемся в Telegram или по почте. Учет ПРРО добавляется к обычному бухгалтерскому сопровождению ФОП 1-3 группы.
1000 грн/мес
Это фиксированная цена сопровождения ФОП 1, 2 или 3 группы без наемных работников. Она включает:
Учет ПРРО: +500 грн/мес к тарифу. Надбавка действует, если у ФОП есть ПРРО: тогда в учет добавляются Z-отчеты, чеки, эквайринг и возвраты. Тариф покрывает работу бухгалтера, а не налоги. Для работы нам нужны выписки по счету ФОП и доступ к электронному кабинету плательщика; перечень доступов фиксируем в договоре и больше не просим.
Все тарифы и калькулятор стоимости собраны на странице цены на бухгалтерские услуги.
РРО, регистратор расчетных операций, это кассовый аппарат, кассовый регистратор или другое устройство с фискальными функциями. Он регистрирует каждую продажу и формирует чек на полную сумму. Применять РРО или программный ПРРО нужно, когда ФОП принимает от покупателя наличные или карту в месте продажи, если закон не предусматривает исключения.
ПРРО, программный регистратор расчетных операций, это программа на смартфоне, планшете или компьютере. Каждый чек она отправляет на фискальный сервер ГНС, который присваивает ему фискальный номер. Покупатель получает чек как QR-код на экране, сообщение на телефон, письмо на email или бумажную распечатку. Отдельный кассовый аппарат не нужен.
Главная разница в том, где работают фискальные функции: у РРО в самом устройстве, у ПРРО на фискальном сервере ГНС. Поэтому ПРРО устанавливают на любое устройство ФОП, а бесплатную версию предоставляет налоговая. Для закона оба варианта равноправны: расчеты можно проводить через любой зарегистрированный РРО или ПРРО.
Да. Закон разрешает выдавать расчетный документ в бумажной и/или электронной форме. Электронный чек можно показать как QR-код на экране устройства с ПРРО или отправить на номер телефона или email, которые дал покупатель. Чек выдается на полную сумму, в том числе и тогда, когда покупатель оплачивает заказ через интернет.
Да. Закон прямо обязывает налоговую обеспечить бесплатное программное решение ПРРО. Есть веб-версия «Програмний РРО», приложения для Android и iOS и версия для Windows. После установки ПРРО нужно зарегистрировать: заявление по форме № 1-ПРРО подают через Электронный кабинет, так же как для любого другого ПРРО.
ПРРО может работать в режиме офлайн: не дольше 36 часов подряд, а номера из офлайн-диапазона можно использовать не более 168 часов в месяц. После восстановления связи созданные чеки нужно передать на фискальный сервер в течение часа. На период военного положения закон разрешает превышать эти сроки.
Как правило, нет. По определению закона расчетная операция это прием наличных или карты в месте продажи, а оплата на текущий счет ФОП по IBAN, через кассу банка или терминал самообслуживания банка под него не подпадает. Перевод на карту, платежные сервисы и наложенный платеж стоит проверить отдельно.
Да. Сопровождение ФОП 1-3 группы без наемных работников стоит 1000 грн в месяц, учет ПРРО добавляет к тарифу 500 грн в месяц. Мы сверяем Z-отчеты и чеки с книгой учета доходов, а эквайринг с банковскими выписками. Тариф покрывает работу бухгалтера, налоги уплачиваются отдельно.
Определения и правила на этой странице взяты из действующих нормативных актов. Номер статьи указан в тексте рядом с каждым правилом.
Напишите в Telegram, какая у вас группа и как платят покупатели. Подскажем, что нужно для учета, и назовем цену сопровождения.
Ведение ФОП без наемных 1000 грн/мес, учет ПРРО +500 грн/мес