Ведение ФОП самостоятельно: книга учета доходов и сроки 2026

Что значит вести ФОП на едином налоге

Чтобы понять, как вести учет ФОП на едином налоге, достаточно знать пять регулярных действий: записывать доходы в книгу учета, вовремя уплачивать единый налог (ЕН), единый социальный взнос за себя (ЕСВ) и военный сбор, подавать декларацию плательщика единого налога, следить за лимитом дохода своей группы и читать сообщения в Электронном кабинете плательщика.

Классического бухгалтерского учета с планом счетов и балансом ФОП на упрощенной системе не ведет: кодекс требует учет доходов, а от 3 группы с НДС учет доходов и расходов (НКУ, п. 296.1). Поэтому бухгалтерия ФОП на едином налоге посильна для самостоятельного ведения. Суммы платежей для каждой группы собраны в гайде о налогах ФОП в 2026 году. ФОП на общей системе ведет другой учет, здесь нужен аутсорсинг бухгалтерии.

Книга учета доходов ФОП: кто ведет и в какой форме

Книга учета доходов нужна каждому ФОП 1, 2 и 3 группы, кроме е-резидентов. Исключения для тех, кто получает все деньги на счет или пробивает чеки через ПРРО, в п. 296.1 НКУ нет. Отличается только форма.

Кто и как ведет учет доходов на едином налоге
Группа	Что учитывает	Форма	Как часто
1 и 2 группа	доходы	произвольная	помесячно
3 группа без НДС (5%)	доходы	произвольная	помесячно
3 группа с НДС (3%)	доходы и расходы	типовая, приказ № 405	за каждый рабочий день с доходом

Основания: НКУ, п. 296.1; приказ Минфина № 405, Порядок, разд. I п. 6.

Произвольная форма для 1, 2 и 3 группы без НДС

Кодекс требует вести учет «в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов». Готового бланка нет. Мы советуем записывать каждое поступление отдельной строкой: дата зачисления, сумма в гривнах, от кого и за что, а внизу месяца итог и нарастающий итог с начала года. Этих колонок кодекс не требует, но именно они нужны для декларации и контроля лимита.

Типовая форма для 3 группы с НДС: приказ Минфина № 405

ФОП 3 группы, который является плательщиком НДС, ведет учет доходов и расходов по типовой форме из приказа Минфина № 405 от 30.11.2022 (с изменениями приказа № 447). Записи делают по итогам каждого рабочего дня с доходом, отдельно для средств на счет, наличных, безвозмездно полученного и расходов. Именно о ней запросы «книга учета доходов ФОП 3 группа». На ставке 5% без НДС типовая форма не обязательна.

Электронная книга в Е-кабинете или бумажная

Учет можно вести на бумаге и/или электронно, в том числе через Электронный кабинет плательщика (НКУ, п. 296.1). Для произвольной формы подойдет таблица Excel или Google Таблицы. Типовую форму в электронном виде ведут в файле xls или xlsx либо средствами Электронного кабинета (приказ № 405, разд. I п. 4-5).

Нужно ли регистрировать книгу учета в налоговой

Нет. Старые формы книг по приказу Минфина № 579 от 19.06.2015, которые регистрировали в налоговой, утратили силу с 1 января 2021 года (приказ Минфина № 728 от 26.11.2020). С тех пор регистрация книги не предусмотрена.

Как вести книгу учета доходов и исправлять ошибки

Самый простой ритм: раз в месяц переносить в книгу все зачисления из выписки, а наличные записывать по чекам того дня. Ошибку не зачеркивают, а исправляют новой записью с отрицательным или положительным значением: для типовой формы так прямо требует приказ № 405 (разд. I п. 3, 5), для произвольной это просто удобный способ видеть, что и когда изменили.

Что считается доходом ФОП и когда его записывать

Доход ФОП на едином налоге это все, что он получил за период в денежной, материальной или нематериальной форме (НКУ, пп. 1 п. 292.1). Рассчитываться с покупателями можно только деньгами, наличными или безналично, бартер не разрешен (НКУ, п. 291.6).

Дата получения дохода

Датой дохода является дата поступления средств наличными или на счет (НКУ, п. 292.6), а не дата счета, договора или акта. Акт подписали в декабре, а оплата пришла в январе: доход января. Для безвозмездно полученных товаров и услуг датой дохода является день подписания акта приема-передачи.

Доход в иностранной валюте

Валюту пересчитывают в гривны по курсу НБУ на дату получения дохода (НКУ, п. 292.5): сумма в валюте × курс НБУ на день зачисления. Курс на дату инвойса или продажи валюты не применяется. Это самая частая ошибка в самостоятельном учете.

Что не является доходом на едином налоге

Включается в доход

Оплата наличными, на счет или электронными деньгами
Авансы и предоплаты в день поступления
Безвозмездно полученные товары, работы, услуги

НКУ, п. 292.1, 292.3, 292.6

Не включается в доход

Суммы НДС
Кредиты и возвратная помощь, возвращенная в течение 12 месяцев
Аванс, возвращенный покупателю из-за возврата товара, расторжения договора или по письму-заявлению
Проценты, дивиденды, роялти, страховые выплаты, бюджетные гранты
Продажа собственного имущества, которое используется в деятельности

НКУ, пп. 1 п. 292.1; п. 292.11 пп. 1, 3, 5

Если записать такие суммы в книгу, 3 группа переплатит налог, а любая группа раньше приблизится к лимиту. Пассивные доходы и продажа имущества облагаются по правилам для физического лица, здесь мы их не разбираем. Право не считать доходом возвращенный аванс дает кодекс, а перечень документов (письмо покупателя, акт возврата, выписка) советует ГНС в разъяснениях.

Календарь ФОП 1 и 2 группы: что делать ежемесячно, ежеквартально и раз в год

В 2026 году единый налог 1 группы не больше 332,80 грн в месяц, 2 группы не больше 1 729,40 грн (потолок по кодексу, ставку устанавливает местный совет), военный сбор 864,70 грн, минимальный ЕСВ 1 902,34 грн в месяц (Закон № 2464-VI, ст. 8). Суммы считаются от минимальной зарплаты 8 647 грн (Закон № 4695-IX, ст. 8).

Календарь учета, платежей и отчетов ФОП 1 и 2 группы
Когда	Что сделать	Норма
Ежемесячно	записать доходы месяца в книгу	НКУ, п. 296.1
Ежемесячно до 20 числа	единый налог авансом за текущий месяц	НКУ, п. 295.1
Ежемесячно до 20 числа	военный сбор	п. 16-1 подразд. 10 разд. XX НКУ
Ежеквартально до 20 числа	ЕСВ за квартал (или ежемесячно)	Закон № 2464-VI, ч. 8 ст. 9
60 дней после года	годовая декларация со сведениями о ЕСВ	НКУ, п. 296.2
После квартала превышения	квартальная декларация, если превысили лимит или перешли на ставку другой группы	НКУ, пп. 296.5.1

Дни календарные. Конкретные даты зависят от выходных, ориентируйтесь на правило.

Единый налог 1-2 группы уплачивают наперед: за ноябрь до 20 ноября. Можно заплатить и за квартал или год вперед, но не дальше конца года (НКУ, п. 295.1). Как заполнить сам отчет, объясняем в гайде как подать декларацию ФОП.

Как вести учет ФОП 2 группы

Ведение ФОП 2 группы требует книги, трех платежей и одной годовой декларации. Налог фиксированный, поэтому часть ФОП не записывает доходы, и это ошибка: без книги не заполнить декларацию и не заметить приближение лимита. Остальные условия группы на странице о ФОП 2 группы. Для 1 группы учет еще проще: РРО и ПРРО она не применяет (НКУ, п. 296.10).

Освобождение от единого налога на отпуск и болезнь

ФОП 1 и 2 группы без наемных работников могут не уплачивать единый налог за один календарный месяц отпуска в год и за период болезни от 30 календарных дней (НКУ, п. 295.5). Освобождение не автоматическое: его оформляют заявлением в налоговую, порядок лучше уточнить заранее.

Календарь ФОП 3 группы: учет, налоги и квартальная декларация

3 группа платит единый налог процентом от дохода: 5% или 3% для плательщика НДС (НКУ, п. 293.3), военный сбор 1% дохода (Закон № 4015-IX), минимальный ЕСВ 1 902,34 грн в месяц. Отчетный период квартал.

Календарь учета, платежей и отчетов ФОП 3 группы
Когда	Что сделать	Норма
Ежемесячно (без НДС)	записать доходы месяца в книгу	НКУ, п. 296.1
Каждый рабочий день с доходом (с НДС)	запись в типовую форму	приказ № 405, разд. I п. 6
Ежеквартально до 20 числа	ЕСВ за квартал	Закон № 2464-VI, ч. 8 ст. 9
40 дней после квартала	квартальная декларация (ЕСВ в декларации за IV квартал)	НКУ, п. 296.3
10 дней после срока декларации	единый налог и военный сбор за квартал	НКУ, п. 295.3

Дни календарные. Конкретные даты зависят от выходных, ориентируйтесь на правило.

Как вести учет ФОП 3 группы

Ведение ФОП 3 группы требует большей точности, потому что каждая гривна в книге становится базой для налога. Записали возвращенный аванс, и переплатили; пропустили поступление, и занизили налог. Поэтому здесь особенно важны дата дохода, курс НБУ и суммы, которые не являются доходом. Если поступлений много или есть валюта, ведите книгу по каждой выписке. Правила группы на странице ФОП 3 группы, а квартальная декларация в гайде об отчетности ФОП 2 и 3 группы. Когда учет отнимает слишком много времени, посмотрите, что делает бухгалтер ФОП 3 группы.

Если у вас есть наемные работники

С первым работником ФОП любой группы ежеквартально подает налоговый расчет НДФЛ, военного сбора и ЕСВ за работников с разбивкой по месяцам (НКУ, п. 51.1). Именно на этом этапе многие ФОП передают учет бухгалтеру.

Счет, выписки и ПРРО: откуда брать данные для учета

Главный источник данных для книги это банковская выписка. Мы советуем иметь отдельный текущий счет ФОП и не смешивать на нем предпринимательские и личные деньги: тогда выписка за месяц становится черновиком книги. Это совет, а не требование закона.

Второй источник это ПРРО, программный регистратор расчетных операций, который формирует фискальные чеки вместо кассового аппарата. 1 группа его не применяет (НКУ, п. 296.10). ФОП 2 и 3 группы нужен РРО или ПРРО, когда они принимают от покупателей наличные или оплату картой; если все оплаты поступают только на счет, ПРРО не нужен (Закон о РРО № 265/95-ВР, ст. 2, 9). Подробно: что такое РРО и ПРРО и нужен ли кассовый аппарат ФОП.

Важно

Ни выписка, ни чеки ПРРО не заменяют книгу учета доходов: п. 296.1 НКУ исключения не делает. Оплаты картой через ПРРО сверяйте с выпиской, чтобы не записать одну оплату дважды.

Первичные документы и сколько их хранить

Учет ведут на основании первичных документов, а показатели отчетности без документального подтверждения кодекс запрещает (НКУ, п. 44.1). Отдельного перечня первички для ФОП на едином налоге нет; на практике это договор, счет, акт или накладная, выписка и чеки ПРРО.

1095 дней как минимум хранятся документы для исчисления и уплаты налогов НКУ, пп. 44.3.3
1020 грн штраф за несохранение документов или непредоставление их во время проверки НКУ, п. 121.1
2040 грн тот же штраф повторно в течение года НКУ, п. 121.1

Типовую форму 3 группы с НДС хранят 3 года после окончания отчетного периода с последней записью (приказ № 405, разд. I п. 7).

Как следить за лимитом дохода по данным книги учета

Лимит считают нарастающим итогом с 1 января по 31 декабря. Ведите рядом с итогом каждого месяца сумму с начала года, и книга сама покажет, сколько осталось до лимита.

Лимиты годового дохода ФОП в 2026 году
Группа	По кодексу	Лимит 2026
1 группа	167 минимальных зарплат	1 444 049 грн
2 группа	834 минимальные зарплаты	7 211 598 грн
3 группа	1167 минимальных зарплат	10 091 049 грн

НКУ, ст. 291.4. Минимальная зарплата 8 647 грн на 1 января 2026 года.

Превышение имеет два последствия: ставка 15% только к сумме сверх лимита (НКУ, п. 293.4) и обязательный переход на общую систему с первого числа месяца после квартала превышения (НКУ, пп. 298.2.3). ФОП 2 группы может вместо этого перейти на ставку 3 группы заявлением до 20 числа месяца после такого квартала (НКУ, п. 293.8).

Что изменится с 2027 года

С 2027 года

С 1 января 2027 года ст. 292 НКУ дополняет п. 292.17: в объем дохода, дающего право быть на едином налоге, будет включаться любой доход от отчетной деятельности через цифровые платформы (Закон № 4903-IX от 09.06.2026, п. 24 разд. I). Продаете через такие платформы: учитывайте эти поступления в лимите. После принятия бюджета на 2027 год суммы лимитов изменятся, мы обновим страницу.

Чек-лист месяца для ФОП, который ведет учет сам

Пройдитесь по этому списку в конце каждого месяца, а на 3 группе еще раз перед квартальной декларацией.

Загрузить выписку по счету ФОП за месяц
Записать каждое поступление по дате зачисления, валюту по курсу НБУ на этот день
Не записывать как доход возвращенные авансы, кредиты и возвратную помощь
Если есть ПРРО, свести чеки с выпиской
Уплатить ЕН, военный сбор и ЕСВ в сроки своей группы
Просмотреть сообщения и состояние расчетов в Электронном кабинете
Сравнить нарастающий итог дохода с лимитом группы

Где чаще всего ошибаются

Типичные ошибки в самостоятельном учете ФОП
Ошибка	Как избежать
Курс на дату инвойса, а не поступления	курс НБУ на день зачисления (п. 292.5)
Возвращенный аванс остался в доходе	учесть пп. 5 п. 292.11
Книгу не ведут, потому что «все есть в выписке»	ежемесячно переносить выписку в книгу (п. 296.1)
ЕН 1-2 группы уплачивают за прошлый месяц	платить авансом до 20 числа текущего месяца
Документы уничтожили раньше срока	хранить не менее 1095 дней

Из нашей практики

Когда ФОП, который вел учет сам, передает его нам, мы сначала проверяем, все ли поступления из выписок попали в книгу, не записаны ли как доход возвращенные покупателям средства, совпадает ли доход в декларациях с книгой и нет ли долгов и непрочитанных сообщений в Электронном кабинете. Только потом беремся за текущий месяц.

Когда стоит передать учет бухгалтеру

Вести ФОП 1 или 2 группы без наемных работников самостоятельно вполне реально. Учет усложняется, а цена ошибки растет, когда появляются наемные работники, НДС и типовая форма учета, валютные поступления, ПРРО, доход близко к лимиту, долги или требования в Электронном кабинете или просто не хватает времени.

Тогда бухгалтерию ФОП можно передать бухгалтеру для ФОП. profbuh работает дистанционно по всей Украине по договору на обслуживание, общаемся в Telegram или по почте.

Что входит в ведение ФОП за 1000 грн в месяц

1000 грн/мес

Фиксированная цена для ФОП 1, 2 и 3 группы без наемных работников:

Следим за изменениями законодательства
Готовим и подаем отчетность
Контролируем лимит дохода вашей группы
Уплачиваем налоги за вас или готовим платеж и напоминаем о сроке, как вам удобнее
Ведем книгу учета доходов
Анализируем банковские выписки
Консультируем по вопросам вашей деятельности
Отслеживаем сообщения в е-кабинете налоговой, включая земельный налог и налог на недвижимость
Общаемся с налоговой, когда это нужно

Тариф покрывает работу бухгалтера, а налоги уплачиваются из ваших средств отдельно. Нам нужны выписки по счету ФОП и доступ к электронному кабинету плательщика; перечень доступов фиксируем в договоре. Не хотите давать доступ к банку: присылайте выписки сами.

Когда стоимость другая

С наемными работниками: от 2100 грн/мес за одного работника, каждый следующий +800 грн/мес.
Плательщик НДС: от 4000 грн/мес.
Учет ПРРО: +500 грн/мес к тарифу.
ФОП без деятельности: от 750 грн/мес.
Аудит кабинета ГНС: 500 грн разово, хороший старт, если вы вели учет сами.
Разовая консультация по группе, КВЭД и платежам: 1000 грн.

Все тарифы и калькулятор на странице цена ведения ФОП.

Частые вопросы о ведении ФОП

Можно ли вести ФОП самостоятельно, без бухгалтера?

Да. Закон не обязывает ФОП на едином налоге нанимать бухгалтера. Самостоятельно вы ведете книгу учета доходов, уплачиваете единый налог, ЕСВ и военный сбор в сроки своей группы, подаете декларацию и следите за лимитом дохода. Бухгалтера стоит привлечь, когда появляются наемные работники, НДС, валютные поступления или доход приближается к лимиту.

Обязательно ли вести книгу учета доходов в 2026 году?

Да. Пункт 296.1 Налогового кодекса обязывает ФОП 1, 2 и 3 группы вести учет доходов. Для 1, 2 и 3 группы без НДС форма произвольная, а доходы отражают помесячно. ФОП 3 группы, которые являются плательщиками НДС, учитывают доходы и расходы по типовой форме, утвержденной приказом Минфина № 405.

Нужно ли регистрировать книгу учета доходов в налоговой?

Нет. Старые формы книг учета доходов, утвержденные приказом Минфина № 579, утратили силу с 1 января 2021 года на основании приказа № 728. С тех пор учет ведут в произвольной форме, а 3 группа с НДС по типовой форме, и регистрация книги в налоговой не предусмотрена. Книгу достаточно вести и хранить.

Можно ли вести учет доходов в Excel или в Электронном кабинете?

Да. Кодекс разрешает вести учет на бумаге и/или в электронном виде, в том числе через Электронный кабинет плательщика. Для произвольной формы подойдет таблица Excel или Google Таблицы, если в ней видны дата и сумма каждого дохода и итог за месяц. Типовую форму для 3 группы с НДС ведут в файле xls или xlsx либо в Электронном кабинете.

Какой день считается датой получения дохода?

Датой получения дохода плательщика единого налога является день, когда средства поступили наличными или на счет ФОП, согласно п. 292.6 Налогового кодекса. Дата счета, договора или акта выполненных работ значения не имеет. Для безвозмездно полученных товаров, работ или услуг датой дохода является день подписания акта приема-передачи.

Нужно ли записывать в книгу возвращенные покупателю средства?

Возвращенный покупателю аванс или предоплата не включается в доход, если возврат произошел из-за возврата товара, расторжения договора или по письму-заявлению покупателя (пп. 5 п. 292.11 Налогового кодекса). Подтверждения стоит хранить: письмо покупателя, акт возврата и банковскую выписку. Такой перечень документов советует ГНС в своих разъяснениях, в самом кодексе его нет.

Сколько хранить книгу учета и первичные документы?

Документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, ФОП хранит не менее 1095 дней (пп. 44.3.3 Налогового кодекса). Типовую форму учета 3 группы с НДС хранят 3 года после окончания отчетного периода с последней записью. За несохранение документов или непредоставление их во время проверки штраф 1020 грн, повторно в течение года 2040 грн.

Сколько стоит передать учет бухгалтеру?

В profbuh ведение ФОП 1, 2 или 3 группы без наемных работников стоит 1000 грн в месяц. С наемными работниками от 2100 грн в месяц за одного работника, каждый следующий добавляет 800 грн в месяц. Учет ПРРО стоит еще 500 грн в месяц. Тариф покрывает работу бухгалтера, а налоги уплачиваются отдельно.

Источники и нормативная база

Актуально на 11.11.2026. Суммы от минимальной зарплаты 8 647 грн; после принятия бюджета на 2027 год суммы изменятся, мы обновим страницу.

Ведение ФОП самостоятельно: как вести учет доходов, налоги и сроки